Comment optimiser l’organisation du transport pour vos évènements d'entreprise et voyages de groupe ?

22.12.2022

Les courtiers aériens sont des spécialistes de l’affrètement d’avion privatif partout dans le monde.

Voici une description de leurs spécialités :

Affrètement d’avion pour l’activité MICE (“meeting,  incentive, conference and exhibition”)

  • Les grandes entreprises de service ou industrielles souhaitent parfois fidéliser ou récompenser leurs clients, leurs employés, à l’occasion d’une communication sur les objectifs ou résultats annuels, ou encore lors du lancement d’un nouveau produit… Ces entités confient leurs projets à des agences spécialistes du « MICE » – agences organisatrices de Meeting, « Incentive », Congrès, Salons – qui gèrent l’intégralité de la logistique : Pré et post acheminement en train ou vol réguliers, hôtels, transferts, restauration, animation, conférences ou soirées plénières, avec toute  une équipe de spécialistes, « Free-lance », logisticiens et intervenants extérieurs nécessaires au bon déroulement de l’opération sur mesure.

Ces agences MICE confient généralement à des courtiers aériens la recherche d’avions disponibles à la location, afin de se concentrer sur leur cœur de métier qui demeure l’organisation de la logistique à destination.

 

  • Il peut s’agir d’un meeting qui réunit des collaborateurs, des clients ou des prospects souvent en format court, d’un « incentive » de deux à trois jours durant lesquels l’agence organise des temps de travail, des activités de cohésion d’équipe mais aussi de loisirs. Les voyages « incentive » sont plébiscités par les entreprises du Cac 40 notamment dans les secteurs de la pharmaceutique, l’énergie, le conseil, le luxe ou la finance. Les voyages de récompense à l’étranger peuvent aussi constituer une forme de rémunération indirecte très appréciée, notamment pour les forces de vente.

 

  • Un congrès à l’étranger nécessite souvent un déplacement professionnel court en avion. Les collaborateurs disposent de un ou deux jours pour visiter les stands, rencontrer leurs prospects, clients ou fournisseurs et parfois les vols réguliers ne permettent pas d’optimiser le temps sur place. S’il s’agit de déplacer toute une équipe, l’affrètement d’un avion d’affaires prend alors tout son sens.

 

  • L’affrètement d’avion s’impose souvent aussi lors d’un évènement d’entreprise, organisé pour communiquer sur le lancement d’un nouveau produit, d’une innovation, d’un résultat, souvent suivi d’une communication de presse.

 

  • Les lancements automobiles, par exemple, rendent souvent nécessaire l’affrètement d’avions charters de grande taille pour acheminer de l’Europe entière des milliers de collaborateurs, des concessionnaires, des clients grands comptes, des journalistes spécialisés, pour venir tester de nouveaux véhicules de la marque. Ces essais sont souvent organisés à l’étranger dans différentes conditions, sur circuit, sur route, en montagne avec différentes motorisations et un format court d’un ou deux jours avec différents ateliers de travail.

 

De grandes entreprises industrielles louent parfois des avions commerciaux pour faire venir leurs clients à des séance d’essais de tracteurs, de moissonneuses batteuses, de motos…

 

  • L’affrêtement d’avion gros porteurs pour des tournées à l’étranger est lui aussi très fréquent. Il s’agit de déplacer les musiciens, leurs instruments et matériel (parfois 80 tonnes) pour aller de ville en ville. S’il s’agit d’une vedette internationale, un jet privé supplémentaire sera nécessaire en plus du gros porteur… De toutes façons il existe de toujours une solution de déplacement en avion adaptée aux nombreuses contraintes de ce type d’opérations.

 

  • On peut affréter un avion pour encourager son équipe à la coupe du monde de football ou en Champion’s League, louer un avion pour aller voir un match de rugby international, se rendre en avion aux jeux olympiques, participer à un tournoi de golf, de tennis, d’équitation, de handball. De nombreuses équipes et leurs supporters peuvent participer à ces évènements planétaires grâce aux courtiers aériens qui savent trouver les avions adaptés aux horaires de ces compétitions partout dans le monde.

 

  • Il est également possible de réserver des groupes sur vol régulier en passant par certains courtiers aériens qui ont un statut d’agence de voyages. C’est une belle sécurité car l’engagement financier des fonds de ces courtiers est très important. Parfois, on peut « mixer un grand groupe avec la location d’un avion de ligne pour une partie du groupe sur la destination (par exemple 180 passagers) plus un quota groupe en vol régulier (50 sièges) ce qui permet d’optimiser les tarifs aériens.

 

Il existe donc une large variété de spécialités pour l’organisation d’un affrètement d’avion en France et à l’étranger. Il est souvent nécessaire de sélectionner un courtier aérien fiable qui saura effectuer le déplacement demandé selon le cahier des charges précis de son client et surtout gérer les sommes engagées pour ces locations d’avions avec de sérieuses garanties. Le tarif compte bien sûr, mais les courtiers aériens installés de longue date en France sont garants de vos fonds par contrat. Ils traitent aussi en volume et donc bénéficient de tarifs optimisés. La sécurité est là encore un maitre mot.

 

Dans un monde en évolution rapide, il faut savoir être réactif et pragmatique, mais aussi prudent.

 

Quels sont nos objectifs ? De quel moyen de transport avons-nous besoin ? Pouvons-nous optimiser nos coûts et notre programme en affrétant un avion ? Comment gagner du temps et faire voyager tous nos participants ? Comment garantir le maximum de sécurité financière à notre évènement ? Quels sont les bons professionnels ?  Ce sont des questions essentielles qu’il faut poser.

 

Travailler avec Avico c’est travailler un courtier français reconnu est une garantie supplémentaire pour fiabiliser vos projets de location avion. En toute sérénité.

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