Optimiser l’organisation du transport pour vos événements d’entreprise 

L’année 2025 confirme une tendance nette : les événements d’entreprise se multiplient et prennent de l’ampleur. Congrès, séminaires, lancements de produits ou voyages de récompense réunissent des dizaines, parfois des centaines de collaborateurs répartis aux quatre coins du territoire, voire à l’international. Face à cette dynamique, l’organisation du transport pour les événements d’entreprise devient un levier logistique essentiel, mais aussi un marqueur de professionnalisme. Gérer efficacement les flux de participants, assurer ponctualité et confort tout en maîtrisant les coûts, exige des solutions de transport événementiel sur mesure. De la ligne régulière à l’affrètement d’un avion privé pour un groupe, les options sont multiples, encore faut-il savoir les activer avec méthode. 

Les enjeux logistiques du transport de groupe 

Défis fréquents (retards, coûts, coordination) 

Organiser le transport d’un groupe  pour un événement professionnel implique de jongler avec de multiples contraintes : 

• Risques de retards dus aux aléas climatiques, à la circulation ou aux annulations de dernière minute. 

• Coûts élevés liés aux réservations en urgence, aux suppléments bagages ou aux services spécifiques. 

• Problèmes de coordination entre participants venant de sites différents, à des horaires variés. 

La moindre défaillance peut compromettre la tenue de l’événement, générer du stress pour les organisateurs et impacter l’image de l’entreprise. 

Attentes des entreprises 

Aujourd’hui, les entreprises attendent bien plus qu’un simple moyen de transport : 

• Ponctualité irréprochable pour garantir la fluidité du programme. 

• Confort de voyage adapté au profil des participants (cadres, clients VIP, techniciens). 

• Souplesse dans les horaires et les destinations, y compris vers des lieux mal desservis. 

• Optimisation des coûts via des offres groupées ou mutualisées. 

• Prise en charge intégrale, de la réservation au transfert final. 

Les solutions disponibles pour le transport événementiel 

Vols commerciaux privatisés 

Moins onéreux que le jet privé, le vol commercial privatisé représente une solution intermédiaire prisée par les grands groupes. 

• Principaux atouts : disponibilité de sièges en grande quantité, service standardisé, coûts maîtrisés. 

• Adapté pour : les séminaires, salons professionnels, lancements produit. 

• Limites : horaires fixes, dépendance aux créneaux aéroportuaires. 

Exemple Avico 2025 : pour un conglomérat industriel, Avico a affrété un Airbus A320 complet entre Lille et Prague pour un forum interne, avec un embarquement personnalisé et des horaires alignés sur le programme de la convention. 

Location d’avions privés ou gros porteurs 

Jet privé : souplesse et confidentialité 

Solution haut de gamme, la location jet privé séduit pour sa flexibilité et son confort. 

Avantages : 

• Départs aux horaires choisis. 

• Accès à des aéroports secondaires. 

• Service personnalisé à bord. 

• Adapté pour : comités de direction, clients stratégiques, opérations de communication. 

Gros porteurs affrétés : efficacité pour les grands groupes 

Quand le nombre de participants dépasse 50 ou 100 personnes, l’affrètement d’un gros porteur s’impose. 

Atouts : 

• Coût par passager optimisé. 

• Embarquement groupé, simplifié. 

• Possibilité de branding événementiel (accueil, signalétique, têtières).  

Types d’appareils : ATR 72, Boeing 737, Airbus A321 selon la distance. 

Pourquoi choisir Avico pour votre organisation transport ? 

Accompagnement sur mesure 

Depuis plus de 29 ans, Avico propose des solutions transport événement clés en main. L’approche repose sur trois piliers : 

• Analyse personnalisée : prise en compte du nombre de passagers, des impératifs horaires, du budget et du type d’événement. 

• Large réseau de partenaires : compagnies aériennes régulières, opérateurs de jets privés, gestionnaires d’aéroports. 

• Suivi opérationnel en temps réel : coordination des vols, assistance passagers, gestion proactive des imprévus. 

Exemples de missions réussies 

• Colloque international à Lisbonne : Avico a géré l’ensemble du transport groupe entreprise (120 personnes) depuis cinq villes françaises, avec affrètement coordonné et transferts intégrés. 

• Incentive au Cap-Vert : mise en place d’un vol charter depuis Paris, avec escale technique optimisée et gestion des visas incluse. 

• Réunion top management à Rome : vol privé avec jet de 14 places, horaires sur mesure, catering italien à bord, transferts directs vers le centre historique. 

Consultez nos solutions de location avion de groupe pour vos grands rassemblements. 

Découvrez notre offre location jet privé pour un transport sur mesure et haut de gamme. 

FAQ 

Q : Quelle est la solution la plus rentable pour un groupe de 80 personnes ?

 Généralement, l’affrètement d’un avion régional type ATR ou Embraer est optimal. Il offre un bon équilibre entre coût, capacité et flexibilité. 

Q : Peut-on personnaliser le vol pour un événement d’entreprise ?

Oui. Avico propose des services personnalisés comme l’habillage cabine, le catering spécifique, la distribution de goodies ou les annonces à bord. 

Q : Combien de temps à l’avance faut-il réserver ?

Idéalement 4 à 6 semaines avant le départ. Cela permet d’obtenir les meilleurs créneaux horaires et de réduire les coûts. 

Q : Est-ce que ces solutions sont compatibles avec des engagements RSE ?

Absolument. Avico intègre des critères de durabilité, propose des avions moins polluants et offre la compensation carbone en option. 

En 2025, optimiser le transport événementiel d’entreprise ne relève plus du luxe mais d’une exigence stratégique. Avec un partenaire comme Avico, chaque déplacement devient une composante fluide, fiable et valorisante de votre événement.